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La mise à plat des représentations, ou le couteau suisse de la vie de l’équipe.

Nous avons tous vécu ces situations désagréables où nous ne parvenons pas à nous faire comprendre de notre/nos interlocuteur(s)… comme si nous parlions des langues différentes !

Chaque nouvel essai d’explication, chaque élément d’information supplémentaire semble augmenter la profondeur du désaccord, comme s’il y avait un malentendu que nous ne parvenons pas à lever. 

Heureusement, il existe une technique pour remédier à ces expériences frustrantes : la mise à plat des représentations, décrite par Vincent Lenhardt.

  

Utilisable dans des situations multiples

Cette technique permet de démasquer les malentendus, de différencier explicitement les zones d’accord et de désaccord, de séparer le factuel de l’émotionnel.

Elle s’utilise sans modération et à tout moment : au début de la vie d’une équipe bien sûr, mais aussi de façon régulière dans le cadre de réunions par exemple. On peut également s’appuyer sur elle pour faire de la régulation et même de la résolution de conflits.

  

Une approche méthodique et structurée

Ce type d’approche se met en œuvre d’une façon méthodique et structurée en 3 étapes.

Au préalable, l’animateur de la réunion aura préparé les questions pertinentes à poser pour ce temps de partage des représentations et posé les règles de fonctionnement à l’équipe.

 

La 1ère étape est un temps de Réflexion Individuelle Préalable Silencieuse (RIPS pour les intimes). Concrètement cela se traduit par un temps de silence, pendant lequel chacun pose par écrit ses réponses aux questions posées. Autrement dit, chaque personne explicite d’abord pour elle-même son cadre de référence.

 

Questions possibles pour une équipe, par exemple lors de sa constitution :

  • Quelles sont les 3 principales caractéristiques d’une équipe dans laquelle je me sens bien ?
  • Pour me sentir bien dans l’équipe, quel est mon principal besoin ?
  • De quelle façon je peux contribuer au bon fonctionnement de l’équipe ?

 

La 2ème étape porte sur le partage par chacun de ses propres éléments de réponse. Le groupe écoute en silence. Seules les questions à des fins de clarification sont possibles. L’animateur veille au respect de la règle et à la répartition équitable de la parole (chacun a le même temps de parole).

 

Enfin la 3ème étape est un temps de construction. Chacun ayant clarifié son cadre de référence et écouté ceux des autres, l’équipe est prête pour se construire un cadre de référence commun. Dans l’exemple d’une constitution d’équipe : elle peut, à l’issue d’un premier partage des représentations, définir des règles communes de fonctionnement qui tiennent compte des besoins exprimés.

 

Une clef de succès importante

Pour bien fonctionner, cette technique a besoin d’un animateur qui se positionne comme garant des règles de fonctionnement énoncées plus haut.

 

Cela peut tout à fait être le manager à condition qu’il change de casquette. Il interviendra au même titre que les autres membres pour partager son propre cadre de référence puis reprendra sa casquette d’animateur garant du processus. Cela n’est pas facile et nécessite une bonne dose de confiance dans la capacité du manager à respecter son rôle d’animateur.

Technique simple et multi-facettes, la mise en place des représentations est à utiliser sans modération !

 

Pour plus d’information, n’hésitez pas à contacter Emmanuelle Savrimuthu 
emmanuelle.savrimuthu@optim-ressources.com

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Invité
dimanche 16 février 2020

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